Veltis Gestão
Sistema de prazos usado pela equipe da Veltis
Quem faz o quê, até quando, em cada obrigação da sua empresa.
O Veltis Gestão é o sistema que a equipe da Veltis usa para cuidar dos prazos de cada cliente. Cada obrigação da sua empresa fica cadastrada com responsável, prazo e acompanhamento, sem depender de planilha nem de memória.
Ver por tela
Veltis Gestão, tela a tela
Interface ilustrativaO que resolve
Onde o prazo costuma se perder
A sua empresa tem obrigações que vencem todo mês. Quando elas vivem em planilhas e na memória de quem cuida delas, o atraso só aparece quando alguém cobra.
A mesma planilha refeita todo mês
Cada obrigação é cadastrada uma vez, com periodicidade e dia de vencimento. Nos meses seguintes, ninguém precisa montar a lista de novo.
O atraso que só aparece quando você cobra
Na Veltis, o gestor abre a Visão geral e vê, empresa por empresa, o que está atrasado e há quantos dias.
Ninguém sabe quem ficou de fazer
Cada demanda nasce com o responsável que o modelo de atividade define. O analista vê o que é dele, o coordenador vê as empresas que gerencia e o sócio vê a operação inteira.
As telas
As quatro telas do dia a dia da equipe
O que a equipe da Veltis tem diante de si todos os dias: a lista de demandas, a Visão geral do gestor, o detalhe de cada entrega e o Calendário de prazos.
Todas as demandas das empresas atendidas, com prazo, responsável e status.
O que a tela mostra
- Total, pendentes, concluídas e atrasadas no topo; cada cartão filtra a lista.
- Três visões: lista, por empresa, com o percentual concluído, e quadro Kanban.
- Em cada demanda, a empresa, a área, a prioridade, o responsável, o prazo e as etapas do checklist.
O que dá para fazer
- Mudar status, prioridade, responsável e prazo direto no cartão (Administrador e Gestor).
- Selecionar várias demandas e alterar status e prioridade, bloquear ou excluir de uma vez.
- Exportar as demandas para planilha Excel.
Veltis Gestão, tela a tela
Interface ilustrativaO painel do gestor: o que atrasou, o que vence e quem está com a carga.
O que a tela mostra
- Demandas do período, concluídas, em andamento, pendentes e atrasadas, com a variação sobre o mês anterior.
- Progresso por status, entregas no prazo e tempo médio de conclusão.
- Empresas com mais atrasos e a carga de trabalho de cada responsável.
O que dá para fazer
- Clicar num indicador para abrir a lista de demandas já filtrada.
- Filtrar por período, gestor, status e área.
- Abrir a aba Relatórios, com a produtividade por responsável, e exportar para planilha.
Veltis Gestão, tela a tela
Interface ilustrativaTudo o que importa sobre uma entrega, na mesma tela.
O que a tela mostra
- Empresa, competência, área, prioridade e as datas: início, conclusão, prazo interno e prazo legal.
- Uma faixa vermelha quando a demanda passou do prazo legal, com os dias de atraso.
- Nota do gestor, anexos, checklist, comentários e histórico.
O que dá para fazer
- Mudar status, responsável e prazos.
- Marcar as etapas do checklist e anexar o comprovante, com até 5 MB por arquivo.
- Bloquear a demanda para que ninguém a altere.
Veltis Gestão, tela a tela
Interface ilustrativaOs prazos do mês, dia a dia.
O que a tela mostra
- Cada demanda na data do prazo, por mês ou por semana.
- Os totais de entregas, concluídas e atrasadas, e a cor de cada status.
O que dá para fazer
- Arrastar uma demanda para outro dia e reagendar o prazo (Administrador e Gestor, no computador).
- Clicar num dia para ver as demandas dele.
- Filtrar por empresa, responsável, status, área e gestor.
Veltis Gestão, tela a tela
Interface ilustrativaO que o Veltis Gestão faz
Do cadastro da empresa à entrega da demanda
Modelos de atividade para o que se repete
Para cada empresa atendida, a obrigação é cadastrada uma vez: título, área, periodicidade (mensal, trimestral, anual ou personalizada), dia do prazo e responsável padrão. Um template pode ser aplicado a várias empresas de uma vez, sempre com prévia antes de gravar.
Geração do mês com prévia
Um clique mostra tudo o que será criado a partir dos modelos ativos. O gestor ajusta título, área, responsável e prazo, desmarca o que não precisa e confirma. O que já foi gerado não é criado de novo.
Demanda completa
Status, prioridade, responsável, nota do gestor, anexos de até 5 MB, checklist de etapas, comentários e histórico ficam na própria demanda. O gestor pode bloqueá-la para impedir alterações.
Lista, empresas ou quadro
As demandas em lista, agrupadas por empresa com o percentual concluído, ou em quadro Kanban, onde arrastar o cartão muda o status. Filtros por período, empresa, responsável, status e área, e busca por título ou empresa.
Visão geral das empresas atendidas
Atrasadas, a vencer na semana, entregas no prazo, tempo médio de conclusão, carga por responsável e empresas com mais atrasos. Os indicadores principais abrem a lista já filtrada.
Calendário de prazos
As demandas na data do prazo, por mês ou por semana. No computador, Administrador e Gestor arrastam uma demanda para outro dia e o prazo é reagendado.
Relatórios e auditoria
Produtividade por responsável, com percentual no prazo e tempo médio, exportada para planilha. A Auditoria registra quem mudou o quê e quando, e é exclusiva do Administrador.
Abertura de empresa
Um fluxo para empresa nova, com três opções de razão social, sócios com percentual, capital social e um checklist de onze etapas, da consulta de viabilidade ao certificado digital.
No celular, instalado como aplicativo
O sistema abre no navegador do celular e pode ser instalado na tela inicial. O responsável recebe um aviso no sino do sistema quando uma demanda é atribuída a ele.
Em desenvolvimento
Pastas de arquivos da equipe
Integração com o Microsoft SharePoint: a demanda mostra a pasta em que o arquivo deve ficar e sinaliza quando ele chega.
Prazos
Cada demanda guarda três prazos
A data que a obrigação exige, a data em que o time trabalha e, se a equipe quiser, uma meta própria.
Os três prazos
- 01
Prazo legal
O vencimento da obrigação. Uma demanda só é atrasada depois dele.
- 02
Prazo final
O prazo que o time trabalha. Se o legal cai no sábado ou no domingo, o final vai para a segunda-feira.
- 03
Prazo interno
Uma meta opcional, sempre igual ou anterior ao prazo legal, que serve de alvo para o time.
Qualquer prazo pode ser trocado clicando na data ou arrastando a demanda no Calendário. Ao mudar o prazo legal, o final é recalculado.
Como funciona
Como o mês da sua empresa é acompanhado
- 01
Cadastro da empresa
A equipe da Veltis cadastra a sua empresa: código interno, razão social, CNPJ, regime, grupo e gestor responsável. Ao digitar o CNPJ, a razão social e o nome fantasia vêm preenchidos.
- 02
Modelos de atividade
Para cada empresa, as obrigações que se repetem, com periodicidade, dia do prazo, área e responsável padrão. Templates e a cópia dos modelos de outra empresa aceleram o cadastro.
- 03
Gerar o mês
Um clique abre a prévia das demandas do mês. O gestor revisa, ajusta o que precisar e confirma.
- 04
Execução
O time trabalha cada demanda: muda o status, marca as etapas do checklist, anexa o comprovante e comenta.
- 05
Acompanhamento
Administrador e Gestor acompanham na Visão geral, no Calendário e nos Relatórios, e a Auditoria guarda quem mudou o quê.
Quem cuida
Cada pessoa da Veltis vê o que é dela
O acesso ao sistema é da equipe da Veltis, em três papéis. Cada obrigação da sua empresa tem um responsável, e quem coordena acompanha o conjunto.
Administrador
Sócio ou responsável pela operação
Vê todas as empresas e demandas. Cadastra empresas, cria modelos de atividade e templates, convida a equipe, exclui demandas e consulta a Auditoria.
Gestor
Coordenador de carteira
Vê as empresas sob a gestão dele e as demandas delas. Cria demandas, gera o mês, muda prazos e responsáveis, acompanha os relatórios e exporta para planilha.
Membro
Analista e assistente
Vê as demandas em que é o responsável. Atualiza o status, marca o checklist, anexa comprovantes e comenta.
O Administrador convida cada pessoa da equipe por e-mail, e ela cria a própria senha por um link válido por 7 dias. A empresa atendida não tem login.
No ecossistema
As obrigações de cada serviço da Veltis, no mesmo painel
Contabilidade
Conciliações, balancetes e fechamentos têm data certa todo mês. Na Veltis, cada rotina é cadastrada como modelo de atividade, com responsável e prazo, e o andamento de todas as empresas é acompanhado no mesmo painel.
Fiscal e Tributário
DAS, PIS e COFINS, ISS, IRPJ e CSLL têm vencimento e periodicidade próprios. Na Veltis, cada uma é cadastrada como modelo, com periodicidade, responsável e prazo, e o prazo final já sai ajustado quando o legal cai no fim de semana.
BPO Financeiro
Rotinas financeiras que se repetem, como a conciliação bancária, ficam na área Financeiro do mesmo painel, com responsável e prazo como as demais.
Societário
Alterações contratuais e renovações de alvará têm responsável e prazo no mesmo painel das obrigações contábeis e fiscais.
Abertura e legalização
A abertura de empresa tem fluxo próprio no sistema, e a demanda só conclui com o CNPJ preenchido e o cartão CNPJ anexado.
Perguntas frequentes
Dúvidas de quem está avaliando
Posso contratar o Veltis Gestão?
Não. O Veltis Gestão é o sistema que a equipe da Veltis usa por dentro para cuidar dos prazos e das obrigações de cada cliente, e não é oferecido para contratação. O que a Veltis oferece é o serviço de contabilidade, o fiscal e as demais frentes do ecossistema. Quem procura um sistema para contratar pode conhecer o Kardo, de ponto e RH, que pode ser contratado de forma independente ou junto com o serviço da Veltis.
O que o Veltis Gestão muda para a minha empresa?
A equipe cadastra as obrigações da sua empresa uma vez, com periodicidade, prazo e responsável. A cada mês, as demandas são geradas e acompanhadas até a entrega, cada uma com checklist, anexos, comentários e histórico. Os prazos deixam de depender de planilha e da memória de uma pessoa.
O Veltis Gestão é a frente Gestão da Veltis?
Não. A frente Gestão é o serviço da Veltis de backoffice financeiro, controladoria e RH, prestado por uma equipe. O Veltis Gestão é um sistema da frente Tecnologia, usado pela equipe para controlar os prazos e as demandas das empresas atendidas.
Como as demandas do mês são criadas?
Com um clique e uma prévia para revisar. O gestor vê tudo o que será criado, ajusta o que for preciso e confirma. Demandas que já foram geradas não se repetem.
Como a Veltis acompanha o que está perto de vencer?
Pela Visão geral, que lista as demandas atrasadas e as que vencem nos próximos sete dias, e pelo Calendário, que mostra cada demanda na data do prazo.
O Veltis Gestão calcula impostos ou emite guias?
Não. Ele controla o prazo e o andamento do trabalho: quem faz, até quando e em que etapa está. A apuração, a emissão das guias e a escrituração continuam no sistema contábil que a equipe da Veltis usa.
O Veltis Gestão funciona no celular?
Sim. Não precisa de loja de aplicativos: o sistema abre no navegador do celular e pode ser instalado na tela inicial, como um app.
Quem tem acesso ao sistema?
Há três papéis. O Administrador vê todas as empresas e demandas e cuida dos cadastros. O Gestor vê as empresas sob a gestão dele. O Membro vê as demandas em que é o responsável. O acesso é da equipe da Veltis: a empresa atendida não tem login.
O Veltis Gestão se conecta a outros sistemas?
Hoje ele importa modelos de atividade de planilhas Excel, exporta demandas, relatórios e auditoria para Excel e consulta o CNPJ ao cadastrar uma empresa. A integração com as pastas de arquivos da equipe no Microsoft SharePoint, que mostra em cada demanda onde o arquivo deve ficar e sinaliza quando ele chega, está em desenvolvimento.
O Veltis Gestão já está em uso?
Sim, na rotina da própria Veltis. É um sistema novo. Para saber como os prazos da sua empresa seriam acompanhados, converse com um especialista.
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