Veltis Gestão
Sistema de plazos que usa el equipo de Veltis
Quién hace qué, y hasta cuándo, en cada obligación de su empresa.
Veltis Gestão es el sistema que el equipo de Veltis usa para gestionar los plazos de cada cliente. Cada obligación de su empresa queda registrada con responsable, plazo y seguimiento, sin depender de planillas ni de la memoria.
Ver por pantalla
Veltis Gestão, pantalla por pantalla
Interfaz ilustrativaQué resuelve
Dónde suele perderse el plazo
Su empresa tiene obligaciones que vencen todos los meses. Cuando viven en planillas y en la memoria de quien las atiende, el atraso solo aparece cuando alguien lo reclama.
La misma hoja de cálculo rehecha cada mes
Cada obligación se registra una vez, con su periodicidad y día de vencimiento. En los meses siguientes, nadie necesita armar la lista de nuevo.
El retraso que solo aparece cuando usted lo reclama
En Veltis, el gestor abre la Visión general y ve, empresa por empresa, qué está atrasado y desde hace cuántos días.
Nadie sabe quién quedó a cargo
Cada tarea nace con el responsable que define el modelo de actividad. El analista ve lo que le corresponde, el coordinador ve las empresas que gestiona y el socio ve toda la operación.
Las pantallas
Las cuatro pantallas del día a día del equipo
Lo que el equipo de Veltis tiene frente a sí todos los días: la lista de tareas, la Visión general del gestor, el detalle de cada entrega y el Calendario de plazos.
Todas las tareas de las empresas atendidas, con plazo, responsable y estado.
Lo que muestra la pantalla
- Total, pendientes, concluidas y atrasadas en la parte superior; cada tarjeta filtra la lista.
- Tres vistas: lista, por empresa, con el porcentaje concluido, y tablero Kanban.
- En cada tarea, la empresa, el área, la prioridad, el responsable, el plazo y las etapas del checklist.
Lo que se puede hacer
- Cambiar estado, prioridad, responsable y plazo directamente en la tarjeta (Administrador y Gestor).
- Seleccionar varias tareas y cambiar estado y prioridad, bloquear o eliminar de una vez.
- Exportar las tareas a una hoja de cálculo de Excel.
Veltis Gestão, pantalla por pantalla
Interfaz ilustrativaEl panel del gestor: qué se atrasó, qué vence y quién tiene la carga de trabajo.
Lo que muestra la pantalla
- Tareas del período: concluidas, en curso, pendientes y atrasadas, con la variación respecto al mes anterior.
- Progreso por estado, entregas a tiempo y tiempo promedio de conclusión.
- Empresas con más atrasos y la carga de trabajo de cada responsable.
Lo que se puede hacer
- Hacer clic en un indicador para abrir la lista de tareas ya filtrada.
- Filtrar por período, gestor, estado y área.
- Abrir la pestaña Reportes, con la productividad por responsable, y exportar a una hoja de cálculo.
Veltis Gestão, pantalla por pantalla
Interfaz ilustrativaTodo lo que importa sobre una entrega, en la misma pantalla.
Lo que muestra la pantalla
- Empresa, período de referencia, área, prioridad y las fechas: inicio, conclusión, plazo interno y plazo legal.
- Una franja roja cuando la tarea superó el plazo legal, con los días de atraso.
- Nota del gestor, archivos adjuntos, checklist, comentarios e historial.
Lo que se puede hacer
- Cambiar estado, responsable y plazos.
- Marcar las etapas del checklist y adjuntar el comprobante, con hasta 5 MB por archivo.
- Bloquear la tarea para que nadie la modifique.
Veltis Gestão, pantalla por pantalla
Interfaz ilustrativaLos plazos del mes, día a día.
Lo que muestra la pantalla
- Cada tarea en la fecha del plazo, por mes o por semana.
- Los totales de entregas, concluidas y atrasadas, y el color de cada estado.
Lo que se puede hacer
- Arrastrar una tarea a otro día y reprogramar el plazo (Administrador y Gestor, en computadora).
- Hacer clic en un día para ver sus tareas.
- Filtrar por empresa, responsable, estado, área y gestor.
Veltis Gestão, pantalla por pantalla
Interfaz ilustrativaQué hace Veltis Gestão
Del registro de la empresa a la entrega de la tarea
Modelos de actividad para lo que se repite
Para cada empresa atendida, la obligación se registra una sola vez: título, área, periodicidad (mensual, trimestral, anual o personalizada), día del plazo y responsable predeterminado. Un template puede aplicarse a varias empresas a la vez, siempre con vista previa antes de guardar.
Generación del mes con vista previa
Un clic muestra todo lo que se creará a partir de los modelos activos. El gestor ajusta título, área, responsable y plazo, desmarca lo que no se necesita y confirma. Lo que ya fue generado no se crea de nuevo.
Tarea completa
Estado, prioridad, responsable, nota del gestor, adjuntos de hasta 5 MB, checklist de etapas, comentarios e historial quedan en la propia tarea. El gestor puede bloquearla para impedir modificaciones.
Lista, empresas o tablero
Las tareas en lista, agrupadas por empresa con el porcentaje completado, o en un tablero Kanban, donde arrastrar la tarjeta cambia el estado. Filtros por período, empresa, responsable, estado y área, y búsqueda por título o empresa.
Visión general de las empresas atendidas
Atrasadas, por vencer en la semana, entregas a tiempo, tiempo promedio de conclusión, carga por responsable y empresas con más atrasos. Los indicadores principales abren la lista ya filtrada.
Calendario de plazos
Las tareas en la fecha del plazo, por mes o por semana. En el computador, el Administrador y el Gestor arrastran una tarea a otro día y el plazo se reprograma.
Informes y auditoría
Productividad por responsable, con porcentaje a tiempo y tiempo promedio, exportada a una planilla. La Auditoría registra quién cambió qué y cuándo, y es exclusiva del Administrador.
Apertura de empresa
Un flujo para empresas nuevas, con tres opciones de razón social, socios con porcentaje, capital social y un checklist de once etapas, desde la consulta de viabilidad hasta el certificado digital.
En el celular, instalado como aplicación
El sistema se abre en el navegador del celular y puede instalarse en la pantalla de inicio. El responsable recibe un aviso en la campana del sistema cuando se le asigna una tarea.
En desarrollo
Carpetas de archivos del equipo
Integración con Microsoft SharePoint: la tarea muestra la carpeta en la que debe quedar el archivo y avisa cuando este llega.
Plazos
Cada tarea guarda tres plazos
La fecha que exige la obligación, la fecha con la que trabaja el equipo y, si el equipo lo desea, una meta propia.
Los tres plazos
- 01
Plazo legal
El vencimiento de la obligación. Una tarea solo se considera atrasada después de esa fecha.
- 02
Plazo final
El plazo con el que trabaja el equipo. Si el plazo legal cae en sábado o domingo, el final pasa al lunes.
- 03
Plazo interno
Una meta opcional, siempre igual o anterior al plazo legal, que sirve de objetivo para el equipo.
Cualquier plazo puede cambiarse haciendo clic en la fecha o arrastrando la tarea en el Calendario. Al cambiar el plazo legal, el final se recalcula.
Cómo funciona
Cómo se da seguimiento al mes de su empresa
- 01
Registro de la empresa
El equipo de Veltis registra su empresa: código interno, razón social, CNPJ, régimen, grupo y gestor responsable. Al digitar el CNPJ, la razón social y el nombre comercial aparecen completados.
- 02
Modelos de actividad
Para cada empresa, las obligaciones que se repiten, con periodicidad, día del plazo, área y responsable predeterminado. Los templates y la copia de los modelos de otra empresa aceleran el registro.
- 03
Generar el mes
Un clic abre la vista previa de las tareas del mes. El gestor revisa, ajusta lo que haga falta y confirma.
- 04
Ejecución
El equipo trabaja cada tarea: cambia el estado, marca las etapas del checklist, adjunta el comprobante y comenta.
- 05
Seguimiento
El Administrador y el Gestor hacen el seguimiento en la Visión general, en el Calendario y en los Informes, y la Auditoría guarda quién cambió qué.
Quién se encarga
Cada persona de Veltis ve lo que le corresponde
El acceso al sistema es del equipo de Veltis, en tres roles. Cada obligación de su empresa tiene un responsable, y quien coordina da seguimiento al conjunto.
Administrador
Socio o responsable de la operación
Ve todas las empresas y tareas. Registra empresas, crea modelos de actividad y plantillas, invita al equipo, elimina tareas y consulta la Auditoría.
Gestor
Coordinador de cartera
Ve las empresas bajo su gestión y las tareas de ellas. Crea tareas, genera el mes, cambia plazos y responsables, da seguimiento a los reportes y exporta a una hoja de cálculo.
Miembro
Analista y asistente
Ve las tareas de las que es responsable. Actualiza el estado, marca el checklist, adjunta comprobantes y comenta.
El Administrador invita a cada persona del equipo por correo electrónico, y esta crea su propia contraseña mediante un enlace válido por 7 días. La empresa atendida no tiene login.
En el ecosistema
Las obligaciones de cada servicio de Veltis, en el mismo panel
Contabilidad
Las conciliaciones, los balances de comprobación y los cierres tienen fecha fija todos los meses. En Veltis, cada rutina se registra como modelo de actividad, con responsable y plazo, y el avance de todas las empresas se sigue en el mismo panel.
Fiscal y Tributario
DAS, PIS y COFINS, ISS, IRPJ y CSLL tienen vencimiento y periodicidad propios. En Veltis, cada uno se registra como modelo, con periodicidad, responsable y plazo, y el plazo final ya sale ajustado cuando el plazo legal cae en fin de semana.
BPO Financiero
Las rutinas financieras que se repiten, como la conciliación bancaria, quedan en el área Financiero del mismo panel, con responsable y plazo como las demás.
Societario
Las modificaciones contractuales y las renovaciones de licencia de funcionamiento tienen responsable y plazo en el mismo panel de las obligaciones contables y fiscales.
Apertura y legalización
La apertura de empresa tiene un flujo propio en el sistema, y la tarea solo se concluye con el CNPJ completado y la tarjeta del CNPJ adjunta.
Preguntas frecuentes
Dudas de quien está evaluando
¿Puedo contratar Veltis Gestão?
No. Veltis Gestão es el sistema que el equipo de Veltis usa por dentro para gestionar los plazos y las obligaciones de cada cliente, y no se ofrece para contratación. Lo que Veltis ofrece es el servicio de contabilidad, el fiscal y los demás frentes del ecosistema. Quien busca un sistema para contratar puede conocer Kardo, para control de asistencia y RR. HH., que puede contratarse de forma independiente o junto con el servicio de Veltis.
¿Qué cambia Veltis Gestão para mi empresa?
El equipo registra las obligaciones de su empresa una sola vez, con periodicidad, plazo y responsable. Cada mes, las tareas se generan y se siguen hasta la entrega, cada una con checklist, adjuntos, comentarios e historial. Los plazos dejan de depender de una planilla y de la memoria de una persona.
¿Veltis Gestão es el frente Gestión de Veltis?
No. El frente Gestión es el servicio de Veltis de backoffice financiero, contraloría y RR. HH., prestado por un equipo. Veltis Gestão es un sistema del frente Tecnología, utilizado por el equipo para controlar los plazos y las tareas de las empresas atendidas.
¿Cómo se crean las tareas del mes?
Con un clic y una vista previa para revisar. El gestor ve todo lo que se creará, ajusta lo que haga falta y confirma. Las tareas que ya fueron generadas no se repiten.
¿Cómo hace Veltis el seguimiento de lo que está por vencer?
Mediante la Visión general, que lista las tareas atrasadas y las que vencen en los próximos siete días, y mediante el Calendario, que muestra cada tarea en la fecha del plazo.
¿Veltis Gestão calcula impuestos o emite boletas de pago?
No. Controla el plazo y el avance del trabajo: quién lo hace, hasta cuándo y en qué etapa está. La determinación de impuestos, la emisión de las boletas de pago y el registro contable continúan en el sistema contable que usa el equipo de Veltis.
¿Veltis Gestão funciona en el celular?
Sí. No se necesita una tienda de aplicaciones: el sistema se abre en el navegador del celular y puede instalarse en la pantalla de inicio, como una app.
¿Quién tiene acceso al sistema?
Hay tres roles. El Administrador ve todas las empresas y tareas y se ocupa de los registros. El Gestor ve las empresas bajo su gestión. El Miembro ve las tareas de las que es responsable. El acceso es del equipo de Veltis: la empresa atendida no tiene login.
¿Veltis Gestão se conecta con otros sistemas?
Hoy importa modelos de actividad desde planillas de Excel, exporta tareas, informes y auditoría a Excel y consulta el CNPJ al registrar una empresa. La integración con las carpetas de archivos del equipo en Microsoft SharePoint, que muestra en cada tarea dónde debe quedar el archivo y avisa cuando llega, está en desarrollo.
¿Veltis Gestão ya está en uso?
Sí, en la rutina de la propia Veltis. Es un sistema nuevo. Para saber cómo se seguirían los plazos de su empresa, converse con un especialista.
Actualizado el